La forma en la que los argentinos ven la jornada laboral está cambiando drásticamente, con cada vez más personas buscando alternativas al trabajo tradicional que permitan un mejor balance entre la vida privada y la profesional. Esto no estaría ocurriendo de manera aislada, sino que está impulsando cada vez más cambios en la estructura de trabajo.

Para adaptarse a las nuevas demandas del personal, así como para hacer frente a una nueva serie de retos, las empresas han comenzado a invertir en la modernización de sus oficinas, dando pie al nacimiento de lo que hoy se conoce como “oficinas inteligentes”.

¿Qué son las oficinas inteligentes?

Cuando hablamos sobre oficinas inteligentes, hacemos referencia a un concepto complejo que puede variar según las fuentes de consulta, sin embargo, el consenso es que estas son espacios de trabajo equipados con un amplio número de herramientas tecnológicas diseñadas para optimizar el desarrollo de la jornada laboral.

Las oficinas inteligentes no solo se enfocan en aumentar la productividad del personal, sino también en crear espacios mucho más eficientes (por ejemplo, gastando menos recursos o facilitando la movilidad), e incluso permitiendo el desarrollo de ambientes donde se priorice la salud de los empleados, tanto física como mental.

¿Qué tecnología utilizan?

Para materializar un concepto tan complejo y repleto de aristas, existe una amplia gama de tecnologías que aseguran el funcionamiento “inteligente” de las instalaciones.

Una de las más importantes es la interconexión de dispositivos a través de un internet de alta velocidad y tecnología de la nube, con prácticamente todos los dispositivos conectados a redes centrales que permiten su monitoreo y uso compartido.

Esta interconexión es la que permite el funcionamiento conjunto de otros dispositivos "inteligentes", como puede serlo el control de acceso, la iluminación automatizada, el análisis de espacios en tiempo real (temperatura, calidad del aire, ocupación, ruido), sistemas de videovigilancia de avanzada, seguimiento del personal, entre otros.

Otro aspecto importante de las oficinas inteligentes, es su abordaje de la seguridad, implementando distintos sistemas cruzados para brindar una protección holística tanto al personal como a los activos de la empresa. Esto puede ir desde la instalación de un sistema de control de acceso para empresas, hasta cámaras equipadas con inteligencia artificial y sensores contra accidentes.

Comunicación y trabajo colaborativo

Si bien el concepto de oficina inteligente se ha venido posicionando desde hace más de dos décadas, no fue sino hasta la pandemia cuando se convirtió prácticamente un estándar en el desarrollo empresarial de todo el mundo. Parte importante de este fenómeno fue la implementación masiva de nuevos paradigmas de trabajo.

Por este motivo, la interconexión antes mencionada se convirtió en el pilar de las oficinas inteligentes, creando una experiencia de trabajo sin fisuras entre quienes realizan sus labores de manera presencial y quienes las hacen de forma remota.

Entre los principales objetivos de las oficinas inteligentes, en lo que respecta al trabajo colaborativo, se encuentra el rediseño de oficinas y salas de reuniones, modernizando estos espacios con distintos dispositivos para optimizar las comunicaciones. No solo cuentan con una mejor acústica e iluminación, sino que están equipadas con cámaras, micrófonos e internet de alta velocidad para permitir una comunicación ininterrumpida.

Al utilizar tecnología de la nube, y otras herramientas colaborativas, cada equipo de trabajo puede visualizar y editar documentos en tiempo real sin importar las distancias geográficas, acelerando el trabajo y permitiendo una colaboración prácticamente igual a la que existiría al trabajar de forma completamente presencial.

Del mismo modo, el uso de dispositivos inteligentes permite registrar toda la información compartida, incluyendo audio y video, para que aquellas personas que no se encontraban presentes durante reuniones específicas, puedan mantenerse actualizadas.

Por último, al utilizar sistemas de gestión conectados entre departamentos, cada equipo puede reservar salas de reuniones de forma rápida y sencilla, informando al resto de los departamentos sobre la disponibilidad de cada espacio.

Una transición con retos

Aunque su productividad se ve retribuida en poco tiempo, la implementación de nuevas tecnologías conlleva un costo considerable, siendo necesario no solo adquirir una amplia cantidad de dispositivos, sino incluso deshacerse de aquellos que no sean compatibles con las nuevas herramientas digitales.

En conjunto, es imperativo contar con un programa de educación de todo el personal, y distintos procesos de auditoría para asegurar que los protocolos estén adecuadamente desarrollados, y que los dispositivos se utilicen correctamente. Esto último es esencial, ya que el mayor manejo de información mediante canales digitales puede crear brechas de seguridad importantes.

Con hasta el 33% de los argentinos poniendo la posibilidad de trabajar de forma remota como una condición innegociable, el desarrollo de oficinas inteligentes que permitan mejorar la productividad pasa a ser una necesidad para las empresas. El proceso, aunque complejo, es uno capaz de reducir costos, optimizar los procesos de trabajo, e incluso diferenciar a la empresa del resto.